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Cabinet médical ASTES
Place Joséphine Charlotte 8 boîte 12,
5100 Jambes,
Téléphone : 081 / 302 . 205
Fax : 04 / 290 . 06 . 01
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Ressources thérapeutiques
Mis à disposition par Stéphanie Degey – Hypnose
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Gestion
Plages horaires
Plic-ploc
Agenda
Créer ou modifier un patient
Consultations
Rendez-vous
Tarification
Administration
Disciplines
Praticiens
Historique annuel
Relevés annuels
Copies e-mail
Disciplines médicales
Ce que vous pouvez faire ici
- Ajouter une discipline : son nom, la durée d'une première consultation et celle d'une consultation de suivi, et un texte libre.
- Modifier ou supprimer une discipline depuis la liste, en bas de l'écran.
- Le texte libre s'affiche aux patients sous le choix de la discipline, au moment de réserver : prix, durée, consignes…
- Sous-onglet Nomenclature : les codes, un par ligne ou séparés par des virgules. Ce sont eux qui seront proposés dans l'onglet Tarification.
- Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer » ; « Annuler » ferme le formulaire et abandonne la saisie.
- Les deux durées commandent la longueur des créneaux proposés aux patients : les modifier change aussitôt ce que voit le site public.
- Supprimer est irréversible (une confirmation est demandée). Les praticiens associés ne sont pas supprimés, et les rendez-vous déjà pris gardent le nom de discipline enregistré au moment de la réservation.
- Cet écran ne touche à aucun rendez-vous existant et ne prévient personne.
Nouvelle discipline
Ces codes seront proposés dans l'onglet Tarification pour cette discipline.
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Copies e-mail (cci)
Ce que vous pouvez faire ici
- Ajouter ou retirer les adresses du cabinet mises en copie cachée des e-mails de rendez-vous : une adresse par ligne.
- « Annuler les modifications » recharge la liste enregistrée et abandonne ce que vous venez de taper.
- La liste réellement enregistrée est rappelée en bas de l'écran.
- Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer ».
- Ces adresses reçoivent une copie des e-mails de confirmation, de modification et d'annulation de rendez-vous — pas les attestations de l'onglet Tarification ni les messages du formulaire de contact, qui ont leurs propres destinataires.
- Le patient ne voit jamais ces adresses, et sa propre adresse n'est jamais ajoutée en copie.
- Chaque adresse est vérifiée : une adresse mal formée bloque l'enregistrement et est affichée en rouge.
- Vider la liste est un choix respecté : le cabinet ne recevra plus aucune copie. Une confirmation vous le rappelle avant d'enregistrer.
- Le changement s'applique dès le prochain e-mail, sans avoir à redéployer le site.
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Praticiens
Ce que vous pouvez faire ici
- Ajouter un praticien : prénom, nom, et le titre « Dr » si besoin.
- Cocher ses disciplines : ce sont elles qui déterminent dans quelles disciplines il sera proposé aux patients.
- Modifier ou supprimer un praticien depuis la liste.
- Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer » ; « Annuler » abandonne la saisie.
- La case « Dr » ne change que l'affichage du nom — partout : site public, agenda, attestations.
- Supprimer est irréversible (confirmation demandée). Cela ne supprime pas ses plages horaires, ses rendez-vous ni ses tarifications, qui conservent le nom enregistré au moment de leur création.
- Si la liste des disciplines à cocher est vide, c'est qu'aucune discipline n'existe encore : créez-les d'abord dans l'onglet Disciplines.
Nouveau praticien
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Plages horaires
Ce que vous pouvez faire ici
- Ouvrir une plage : une date, une heure de début et une heure de fin. C'est le seul endroit où les patients peuvent réserver — sans plage, le site public ne propose aucun créneau.
- Attribuer la plage à un praticien, ou la laisser sur « Tous les praticiens » : elle vaut alors pour tout le monde.
- Modifier ou supprimer une plage depuis la liste, qui sépare les plages à venir des plages passées.
- Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer » ; « Annuler » abandonne la saisie.
- Les créneaux sont proposés toutes les 60 minutes à partir du début de chaque intervalle resté libre ; leur durée dépend de la discipline et du type de consultation choisis par le patient.
- Supprimer est irréversible (confirmation demandée) — mais cela ne supprime pas les rendez-vous déjà pris dans la plage : ils restent à l'agenda et personne n'est prévenu.
- Cet écran ne détecte pas les chevauchements : deux plages qui se recouvrent ne déclenchent aucun avertissement.
- Pour retirer des créneaux à la vue des patients sans toucher à la plage, utilisez l'onglet Plic-ploc.
Nouvelle plage horaire
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Plic-ploc — masquer des créneaux au public
Ce que vous pouvez faire ici
- Choisir un praticien : la liste affiche tous les créneaux à venir de ses plages horaires. Les dates passées ne sont jamais montrées.
- Cliquer sur un créneau libre pour le masquer : il disparaît du site public exactement comme si un rendez-vous d'une heure y était pris.
- Cliquer sur un créneau masqué pour le rendre à nouveau réservable.
- Par journée : « 1 sur 2 » masque un créneau libre sur deux, « Tout masquer » et « Tout démasquer » agissent sur la journée entière.
- Les créneaux occupés par un vrai rendez-vous sont affichés en gris et ne sont pas cliquables.
- Chaque clic est enregistré immédiatement : il n'y a pas de bouton « Enregistrer », et donc rien à perdre en quittant l'écran.
- Masquer ne supprime rien : aucun rendez-vous ni aucune plage horaire n'est modifié, personne n'est prévenu, et tout se défait d'un clic.
- Le masquage n'agit que sur la vue des patients. Dans « Rendez-vous », « Créer ou modifier un patient » et « Agenda », vous continuez à voir et à réserver la disponibilité réelle.
- Si vous réservez quand même un rendez-vous sur un créneau masqué, le masque est retiré automatiquement.
- Un masque couvre une heure à partir de l'heure affichée — raccourci à la fin de la plage si celle-ci se termine avant.
- Cet écran ne se rafraîchit pas tout seul : cliquez sur « Actualiser » après avoir créé des plages ou des rendez-vous dans un autre onglet.
10:00 visible par les patients
10:00 masqué (plic-ploc)
10:00 rendez-vous réel
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Créer un rendez-vous
Ce que vous pouvez faire ici
- Rechercher un patient (nom, prénom ou e-mail) et le sélectionner dans la liste qui apparaît.
- Choisir la discipline, le type de consultation et le praticien, puis cliquer un créneau parmi ceux proposés dans les plages.
- Déplier « Ou saisir un créneau hors plage » pour imposer une date et une heure libres, en dehors de toute plage.
- Dans la liste « Rendez-vous à venir » : Modifier (le formulaire se recharge) ou Annuler un rendez-vous.
- Le rendez-vous n'existe qu'après « Créer le rendez-vous ». La durée se calcule seule à partir de la discipline et du type : le champ n'est pas modifiable.
- ⚠️ Un e-mail part automatiquement au patient à la création, à la modification et à l'annulation — avec le cabinet en copie cachée (onglet « Copies e-mail »). Seule exception : supprimer un rendez-vous déjà passé depuis « Historique annuel » se fait en silence.
- « Annuler » supprime définitivement le rendez-vous après confirmation, et libère le créneau pour les autres patients.
- Vous n'êtes pas soumis aux limites du site public : ni obligation de rester dans une plage, ni délai de 24 h avant le rendez-vous.
- Les créneaux affichés ici sont la disponibilité réelle : ceux que vous avez masqués dans l'onglet Plic-ploc y figurent toujours, et poser un rendez-vous dessus lève le masque automatiquement.
- La liste du bas ne montre que les rendez-vous à venir ; les autres se consultent dans Historique annuel.
Sélectionnez d'abord une discipline pour voir les créneaux.
Créneau sélectionné :
Ou saisir un créneau hors plage
Rendez-vous à venir
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Historique annuel des rendez-vous
Ce que vous pouvez faire ici
- Filtrer par année et par praticien, et rechercher un patient par nom, prénom ou e-mail — la liste se met à jour à la frappe.
- Modifier un rendez-vous : vous êtes renvoyé vers l'onglet « Rendez-vous », formulaire déjà rempli.
- Supprimer un rendez-vous — le bouton n'apparaît que sur les rendez-vous déjà passés.
- Écran de consultation : il n'y a aucune saisie à enregistrer, les filtres ne modifient rien.
- La suppression est irréversible (confirmation demandée), mais le patient n'est pas prévenu : il s'agit de consultations déjà eues lieu, annoncer leur « annulation » n'aurait aucun sens.
- Pour annuler un rendez-vous à venir, passez par l'onglet « Rendez-vous » : c'est volontaire, pour éviter une suppression par mégarde.
- Un patient ayant supprimé son compte est signalé par « (compte supprimé) » — ses rendez-vous, eux, sont conservés.
- Cet écran n'affiche ni les tarifications ni les montants : voir « Tarification » et « Relevés annuels ».
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Tarification
Ce que vous pouvez faire ici
- Choisir un praticien, puis le patient — soit dans la liste « Patients avec rendez-vous aujourd'hui », soit par recherche.
- Choisir la consultation de référence et la date de tarification.
- Cocher les codes proposés (ils viennent de la discipline) et/ou ajouter des codes libres, un par ligne.
- Saisir le prix payé, la date de naissance, le moyen de paiement (Liquide ou QR Code) et le lieu (Jambes par défaut, ou Ciney).
- Dans la liste : PDF (ouvre l'attestation), Imprimer, ✉ Envoyer au patient, Modifier, Supprimer.
- Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer la tarification ».
- À l'enregistrement, le PDF de l'attestation est généré et stocké automatiquement — inutile de l'imprimer pour le conserver.
- Tant qu'ils manquent, l'enregistrement est refusé : le praticien, le patient, la date de tarification, au moins un code et le moyen de paiement.
- Le lieu est un choix unique et vaut Jambes par défaut : pensez à cocher Ciney le cas échéant, rien ne vous le rappellera.
- La date de naissance saisie est enregistrée sur la fiche du patient et resservira ensuite.
- « ✉ Envoyer » adresse au patient un e-mail contenant un lien vers le PDF (objet : « Attestation de consultation »).
- Supprimer est irréversible : double confirmation, avec ressaisie du nom du patient.
- La liste « Tarifications récentes » ne montre que les 20 dernières de l'année en cours — pour le reste, voir « Relevés annuels ».
- Le patient retrouve ses attestations dans son compte, section « Mes attestations ».
Sélectionnez une consultation de référence pour afficher les codes.
Tarifications récentes
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Relevés annuels
Ce que vous pouvez faire ici
- Choisir une année et un praticien (les deux sont obligatoires).
- « Imprimer la liste complète » : le relevé nominatif de toutes ses prestations de l'année.
- « Imprimer la liste anonymisée » : le même relevé, sans identité lisible — les colonnes Prénom et Adresse e-mail disparaissent et le nom devient un code (2 premières lettres du nom + sa dernière lettre + initiale du prénom + année de naissance).
- Écran d'impression uniquement : rien n'est enregistré ni modifié, aucune donnée ne part nulle part.
- ⚠️ Le relevé se base sur les tarifications, pas sur les rendez-vous : une consultation non tarifée n'y figure pas.
- Les deux versions indiquent le lieu, séparent les colonnes Liquide et QR code et totalisent les montants.
- S'il n'y a aucune tarification pour la sélection, un message le signale et rien ne s'imprime.
- L'impression passe par la fenêtre du navigateur : choisissez-y « Enregistrer au format PDF » pour obtenir un fichier.
Agenda hebdomadaire
Ce que vous pouvez faire ici
- Choisir un praticien (ou « Tous ») et n'importe quel jour de la semaine voulue : l'agenda affiche le lundi au dimanche correspondants.
- Lire, heure par heure, les consultations prévues et les créneaux restés libres.
- « Imprimer / Télécharger PDF » pour en sortir la feuille de la semaine.
- Vue de consultation : rien à enregistrer, et aucun rendez-vous ne se modifie depuis cet écran (voir « Rendez-vous »).
- Les créneaux libres sont affichés par tranches de 30 minutes.
- Cet agenda montre la réalité du cabinet : les créneaux masqués dans l'onglet Plic-ploc y apparaissent donc comme libres, puisque le masquage ne concerne que les patients.
- Les rendez-vous pris hors plage sont listés à part, en fin de journée.
- L'impression passe par la fenêtre du navigateur : choisissez-y « Enregistrer au format PDF » pour obtenir un fichier.
Créer ou modifier un patient
Ce que vous pouvez faire ici
- Rechercher une fiche existante (nom, prénom ou e-mail) pour la corriger ou la compléter.
- Créer une fiche pour un patient qui n'a pas de compte sur le site — typiquement celui qui prend rendez-vous par téléphone.
- Renseigner prénom, nom, date de naissance, GSM et e-mail.
- « Nouveau patient » vide le formulaire pour repartir d'une fiche vierge.
- Sur une fiche existante : créer un rendez-vous pour ce patient, et consulter ses rendez-vous à venir, ses rendez-vous passés et ses tarifications.
- La fiche n'est enregistrée qu'après « Enregistrer le patient » ; la création de rendez-vous a son propre bouton, plus bas.
- Il faut au minimum un prénom, un nom ou un e-mail. Le GSM, s'il est rempli, doit être au format belge : 9 chiffres sans le 0 initial.
- ⚠️ Une fiche créée ici ne crée aucun compte de connexion : le patient ne pourra pas se connecter au site avec, ni voir ses rendez-vous en ligne.
- Un bandeau rouge signale un patient ayant supprimé son compte : ses données administratives sont volontairement conservées.
- Cet écran ne supprime pas de fiche patient.
- Créer un rendez-vous d'ici envoie un e-mail de confirmation au patient, comme depuis l'onglet « Rendez-vous ».
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Nouveau patient
⚠ Ce patient a supprimé son compte utilisateur. Les données administratives sont conservées.
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